La mayoría de las organizaciones implementan nuevos sistemas de información debido a que quieren mejorar la eficiencia de sus procesos empresariales.
Los procesos aislados, las soluciones manuales, los sistemas anticuados, el crecimiento acelerado entre otras cosas, contribuyen comúnmente a esta necesidad de mejorar los actuales procesos operativos, a través de un sistema de gestión de recursos empresarial.
Implementar un sistema ERP es una decisión que se debe aplaudir, porque sin duda es una acción compleja que solo personas innovadoras y visionarias deciden porque saben que traerá los mejores beneficios a la empresa. Sin embargo, la implementación de un ERP no es una tarea ni un proceso que debas tomarte a la ligera, sin preparación y sin todo lo necesario para que sea exitoso desde el inicio.
Mejores prácticas de implementación
Indiscutiblemente son muchos los beneficios que traerá un sistema de gestión empresarial (ERP), pero implementar o migrar a este tipo de sistemas es una de las tareas más grandes y desafiantes que va a emprender tu compañía. Por esta razón, gerentes y líderes de proyectos de ERP a menudo solicitan recomendaciones sobre cómo manejar estos programas informáticos de gestión para obtener resultados favorables.
A fin de que la herramienta sea una aliada para ti y no un dolor de cabeza, te recomendamos algunas de las mejores prácticas para su implementación:
1. Automatizar
El primer paso será automatizar los procesos manuales, anticuados o ineficientes que ya tienes.
Cuando un proyecto de implementación se apresura o se le pasa la responsabilidad de decidir los procesos de negocios a un consultor técnico o integrador de sistemas, entonces te aseguramos que el proceso será incluso más ineficiente de lo que ya era, pues quien conoce los procesos de tu negocio eres tú y tu equipo de trabajo.
Nuestros consultores expertos te ayudarán a mejorar, optimizar pero eres tú quien debe puntualizar.
Es importante que sepas que el éxito de la implementación, va a depender de la calidad de la información de los procesos que ingresan al sistema.
Si tus procesos actuales no están automatizados o no están trabajando cómo te gustaría que lo hagan, lo mejor es quitarlo de la ecuación, mejorarlo y optimizarlo para después incluirlo en el sistema.
2. Escoger el ERP correcto para tu empresa
La nueva generación de sistemas empresariales se basa en plataformas que operan de forma automática en la nube y bajo perfiles personalizados pensados para ser perfiles de múltiples tareas.
Es importante determinar la modalidad en la cual se implementará el ERP. Una solución On-premise o en la nube, dependiendo de la solución el valor del proyecto cambia significativamente.
Hoy en día los sistemas empresariales basados en la nube están siendo los más utilizados. ¿Por qué? Por la sencilla razón que es un sistema que opera desde la nube y es administrado por completo por el proveedor, que no comparte espacio físico contigo, esto te beneficia mucho, por ejemplo te reduce costos y sobre todo dolores de cabeza.
3. Tiempo para definir los futuros procesos de negocios
Una vez que se identifica el nuevo software, puede ser tremendamente tentador querer saltar directamente a la implementación. Sin embargo, como te señalamos en el primer punto, dedicar poco tiempo a esta primera etapa, dejará la responsabilidad de la optimización del proceso de negocios a los consultores técnicos.
Los sistemas ERP actuales son demasiado robustos y flexibles para proporcionar respuestas fáciles sobre cómo se deben ejecutar los procesos empresariales. Esto hace que sea vital tomarse el tiempo para definir los procesos de negocios antes de que comience la implementación.
4. Tomar en cuenta a todos los colaboradores en el proceso de implementación del ERP
La implementación de un ERP es un proceso que debes planificar y tomar con la mayor seriedad posible por lo que representa, no hay mejor manera de apoyar esta idea que involucrando a todas las personas que forman parte de tu organización, solicitando la participación de todos los departamentos, desde la gerencia hasta mandos operativos, creando consenso en torno a él.
Por esta razón, la administración del cambio organizativo, las comunicaciones y la capacitación son fundamentales para garantizar los procesos comerciales más eficientes.
Recuerda que el capital más importante es el ser humano. Solo aquellas personas capacitadas, podrán generar mayor rentabilidad para tu negocio.
Una de las mejores prácticas que puedes tomar, es vigilar el comportamiento de cada usuario final del sistema. De nada sirve tener el sistema de información más robusto del mercado si tus colaboradores siguen utilizando Excel o llevando sus registros en papel.
Y esta recomendación te incluye a ti, hemos conseguido con casos de muchos directores, dueños de empresa, etc. no se apropian del proyecto.
5. Esperar resultados en su momento
La implementación del ERP suele crear expectativas muy altas e inmediatas. Claro que es una herramienta tecnológica eficiente, poderosa, capaz de agilizar los procesos de tu empresa, reducir costos y cambiar la forma en que tu empresa cierra sus ventas y experimenta un crecimiento inusual.
Todo lo anterior será algo real, pero debes entender que no sucederá de la noche a la mañana. Por lo mismo, piensa que es un proceso, y los procesos llevan su tiempo.
Un sistema de información empresarial tiene que integrar en una sola aplicación todos los complejos sistemas que componen tu empresa. La integración tiene que ser completa y correcta, sin dejar espacio a ninguna clase de errores que luego tengas que lamentar. Y todo eso lleva su tiempo, porque, así como la planificación fue cuidadosa, la ejecución tiene que serlo aún más.
¿Listo para dar el siguiente paso?
Implementar un ERP es la decisión más acertada que puedes tomar hoy si buscas que tu empresa o negocio crezca, se mantenga competitiva e ir un paso adelante en plena era tecnológica y digital.
Ahora, decidir contratar expertos en implementación y confiar en ellos marca la diferencia de forma radical en los resultados, pues tu empresa ahorrará mucho en sus 3 activos más valiosos: tiempo, dinero y tranquilidad de las personas.
Si tu equipo está bien, comunicado y cuenta con herramientas que potencien sus resultados, el mayor beneficiado será tu negocio.
Puedes conocer cómo es nuestro proceso de consultoría, agenda una una videollamada aquí y te cómo ayudamos a tener más control en tu operación, a sumarte tranquilidad y aumentar la rentabilidad de tu negocio.
#TeamTHAVAS
Consultores especializados en mejoras e implementaciones de Sistemas ERP
¡Hasta el próximo artículo!