La implementación de los sistemas de información ERP no es una actividad fácil, requiere además de inversión económica y esfuerzo humano, cambios relevantes en la forma de hacer las cosas, aprendizaje de nuevas tecnologías y otros factores que exigen que se tomen las medidas necesarias para controlar el proceso de implementación a fin de poder asegurar su éxito.
El conocimiento acerca de los usos y ventajas de los ERP por parte del personal reforzará su percepción acerca de lo útil que son los sistemas ERP para la organización.
La implementación errada de un sistema ERP puede hacer que todo el proyecto se derrumbe.
¿Cuáles son algunos de los errores más comunes que un director de Proyecto deben evitar al implementar un ERP?
Dentro del proceso de implementación de sistemas de información es requisito inicial reconocer las dinámicas internas de la organización, de tal forma que se puedan utilizar las fortalezas de la organización para minimizar los riesgos que puedan presentarse en el proceso.
La inclusión de un sistema de información en la organización constituye un hecho relevante y generador de expectativas para todos los las áreas e involucrados de la operación de la empresa.
En este sentido, hay 3 mensajes (errores claves) dentro del proceso que se deben evitar:
1. Comparar con el sistema anterior:
El director de la empresa debe ser la cabeza visible del proceso, debe ser un líder que debe impulsar y motivar a implementar este cambio que será beneficioso para todos. Sin la implicación adecuada de cada una de las personas que componen la compañía no será posible llevarlo a cabo.
Lo primordial que debe evitar el director de la compañía es hacer comparaciones con la antigua forma de trabajo, ya que esto genera desconfianza y rechazo en el resto de los empleados.
Al director deben acompañarle los Directivos Departamentales, pues también son una pieza clave a la hora de llevarlo a cabo. Estos serán fundamentales durante todas las fases, desde la planificación hasta la puesta en marcha del ERP. La comunicación y la implicación de cada uno de ellos facilitarán el camino, mientras que, si estos se resisten al proceso de cambio, todo se dificultará.
2. Desacreditar la nueva solución:
A veces, aunque las ventajas son visibles, el cambio es difícil de asumir para más de un directivo, y puede que entorpezca el proceso de adaptación de los colaboradores de la empresa si comienza a desacreditar el nuevo sistema, sin ni siquiera haber terminado el nuevo proceso de implementación.
Y no solamente se debe considerar la resistencia al cambio sino el hábito innecesario de adelantarnos al proceso queriendo ver resultados donde apenas hay cimientos, pretendiendo tener una mejor administración o queriendo encontrar errores cuando aún estamos en un período de adaptación, los errores si los hay, se resolverán en el tiempo adecuado cuando el software haya pasado la etapa de implementación.
3. Desarrollo:
Las empresas que han decidido seguir adelante con una implementación de ERP a menudo quedan hipnotizadas por las características del software, incorporan requerimientos pocos estratégicos y no se centran sobre sus necesidades principales. Esto puede ocurrir cuando el equipo del proyecto no identifica adecuadamente las necesidades centrales de la organización. Además, el alcance del proyecto puede no estar bien definido y los requisitos financieros, logísticos y/o comerciales pueden no estar claros.
Al planificar la implementación, su organización debe tener objetivos claramente definidos. Además, debe definir indicadores clave de rendimiento, así como un presupuesto y un cronograma del proyecto. Esto asegurará que haya consenso sobre cómo se medirán los resultados y cómo se verá el éxito.
Invertir en la planificación de implementación del ERP y garantizar la alineación organizacional lo ayudará a evitar la falla del ERP y por consiguiente la pérdida de la inversión. Nosotros el equipo de consultores especializados por módulos podemos ayudarte a desarrollar un plan de implementación que tenga en cuenta todas las actividades críticas del proyecto y mitigue riesgos que puedan poner en peligro el éxito de la implementación del sistema.
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¡Hasta el próximo artículo!